バース予約システムの見積もりを取ると、まず目に入るのは月額利用料です。ところが、月額が安い製品が拠点全体で見ても安いとは限りません。比べるべきは、初年度にかかる拠点あたりの総額です。 初期費用に、月額×拠点数×12か月、端末代、立ち上げにかかる社内の工数を金額に直したものを足し、拠点数で割ると、製品どうしを同じ物差しで並べられます。この記事では、費用の内訳と、見積もりの前に自社で決めておくことを整理します。
費用の内訳
バース予約システムにかかるお金は、大きく四つに分かれます。どこまでが見積もりに含まれ、どこからが自社負担かを最初に確かめます。
| 項目 | 中身 | 負担の目安 |
|---|---|---|
| 初期費用 | 拠点の設定、受付画面の用意、運用設計の支援など | 見積もりに含まれる |
| 月額利用料 | 拠点ごとの利用料。台数やオプションで変わることが多い | 見積もりに含まれる |
| 現場の端末 | 管理画面を開くPCやタブレット | 自社で用意することが多い。製品により確認 |
| 立ち上げの手間 | ドライバーへの案内、スタッフへの説明、運用の調整 | 支援の範囲外は自社の工数 |
見落としやすいのは下の二行です。端末を新しく買うのか、手持ちのPCで足りるのかで初年度の出費が変わります。立ち上げの手間は金額になりにくいものの、案内が不十分だと受付が定着せず、紙と併用する期間が長引きます。
ドライバー側の費用も確かめておきます。専用アプリのインストールが要る方式では、協力会社のドライバーに入れてもらう手間がかかります。手元のスマートフォンでそのまま使える方式なら、インストールの手間は省けます。 登録や操作の案内は別に要るので、立ち上げの手間に数えておきます（方式の違いはトラック予約受付システムの選び方で扱っています）。
業務の実情から試算する導入の費用対効果
費用が高いか安いかは、その拠点でいま何が起きているかと比べて初めて判断できます。比べる相手は、受付と呼び出しに取られている人の時間と、路上待機が招いている問題です。
TruckCALL™を導入したキョーワ株式会社では、導入前、多い日に1日最大100台ほどのトラックが出入りし、受付待ちが20台ほどになることもありました。敷地内に待機場所がなく、順番待ちの車両が路上で待つため、近隣からのクレームにつながっていたといいます。整理券を配り、順番が来たトラックを呼びに行く作業に担当者が追われ、呼び出すたびに本来の作業が止まっていました。 受付業務の負担そのものは物流センターの受付業務を効率化するにはで詳しく扱っています。
こうした状態の拠点では、システムの月額と比べるべきなのは「受付担当の人件費の一部」と「近隣対応にかかる負担」です。受付と呼び出しに1日何時間使っているかを数え、時給と月の稼働日数を掛ければ、月あたりの金額に直せます。逆に、来場が1日数台で荷待ちも起きていない拠点なら、紙の受付表のままでも困らないことがあります。 導入の前に、来場台数・待機台数・受付にかかっている時間を数えておくと、費用の判断がぶれません。
荷待ち時間の記録そのものが必要になっている点も、費用の比較に入ります。2026年度から、一定規模以上の特定事業者には荷待ち時間等の削減に向けた中長期計画の作成と定期報告が求められています（制度の全体像は物流効率化法とは）。記録を人が書き取る運用を続けるなら、その手間も費用の一部です。
見積もりの前に決めること
見積もりを依頼する前に、次の五つを決めておくと、各社の金額を同じ条件で並べられます。
- 対象の拠点数 — 1拠点で試すのか、最初から複数拠点に入れるのか。拠点単位で料金がかかる製品では、総額を左右する項目の一つです
- 1日の来場台数 — 台数で料金が変わる製品があります。繁忙期の最大値も伝えておきます
- 使う機能の範囲 — 当日受付と呼び出しだけか、日時指定の予約も使うか、荷待ち時間の記録を報告に使うか
- 呼び出しの経路 — メッセージ通知だけで足りるか、通知に気づけないドライバー向けに電話やSMSも要るか
- 現場の端末 — 管理画面を開く端末を誰が持つか、受付用のタブレットを置くか
このうち拠点数と台数が決まっていないと、見積もりは「目安」のままになります。比較の軸を詰めるときは予約受付システムの判断基準もあわせて確認してください。
自社開発との比較も、ここで済ませておきます。キョーワ株式会社は自社開発も検討しましたが、取引のあるシステムベンダーからは最低でも数千万円ほどかかると言われ、費用対効果が合わないとしてパッケージを選んでいます。 拠点ごとに運用が違う場合は、標準機能でどこまで寄せられるかと、改修の要否もあわせて確かめておきます。
運用開始までの流れ
費用は契約時に一度払って終わりではなく、立ち上げの進め方で社内の手間が変わります。ここでは手順そのものより、各段階でどんな費用と工数が発生するかに絞って見ます。
| 段階 | 発生するもの |
|---|---|
| 現状の把握 | 来場台数や受付時間を数える社内の工数 |
| 運用の設計 | 受付の入口や呼び出しの経路を決める打ち合わせ。初期費用に支援が含まれるかを確認 |
| 試用 | 試す拠点のスタッフの時間。トライアルの有無と期間 |
| 現場への案内 | チラシや掲示の作成、ドライバーへの声かけ |
| 本運用と見直し | 月額利用料。記録を見て運用を直す時間 |
いきなり全拠点で始めず、1拠点で試してから広げると、案内の仕方や運用の癖を次の拠点に持ち込めるため、2拠点目以降の立ち上げの手間を抑えられます。キョーワ株式会社でも、LINEを使っていないドライバーやガラケーの利用者向けに従来の受付方法を残しています。紙の受付をすぐに捨てない前提で計画しておくと、併用期間の手間を見込みに入れられます。
TruckCALL での費用と実例
TruckCALLの料金は、月額利用料2.5万円〜（1拠点あたりの目安）で、別途初期費用がかかります。 運用台数やオプションによって変動し、複数拠点で導入する場合はボリュームディスカウントがあります。月額の目安だけを年に直すと、1拠点あたり30万円からです。
費用の内訳に沿って補足します。
- 現場の端末 — 管理・操作用にPCまたはタブレット等を用意します。受付用のタブレットは必須ではなく、置かない運用もできます
- ドライバー側 — 専用アプリは不要で、Webブラウザ、LINE、SMSで動きます。ガラケー向けの自動音声呼出もあります
- 立ち上げ — 運用設計から現場配布用のマニュアル作成、説明会まで担当者が伴走します。最短1週間から使え、本運用まで1か月程度のケースがほとんどです
- 試用 — 導入前にトライアルで画面や操作感を確かめられます
- 機能の範囲 — 日時指定の予約と当日受付・呼び出しは、同じ料金で使えます
荷待ち時間等の自動算出機能（2026年4月7日提供開始）は、契約中であれば追加料金なしで使えます。 受付・呼び出し・荷役開始／終了の時刻から荷待ち時間と荷役等時間を算出し、期間を指定してCSVで取り出せます。
導入後の数字としては、キョーワ株式会社で全国主要センターの平均待機時間が約2時間から約30分へ、75%短縮しました。ミライリスホールディングスグループのマツオカ建機株式会社とアシタル株式会社では、受付業務や荷待ち・荷役時間のデータ管理をデジタル化することで、年間約190万円以上のコスト削減効果を見込んでいます。
費用を判断するときは、月額の数字そのものより、その拠点で受付と呼び出しに使っている時間がいくらに当たるかを先に出しておくのが近道です（導入した各社の詳細はバース予約システムの導入事例）。